Automatisierung der Prozesse für den Vertrieb

Ausgangssituation

Mehrere medizinische Praxen verwalteten ihre Angebote, Rechnungen und Kundendokumente weitgehend manuell — ohne einheitlichen Workflow und mit hohem Zeitaufwand pro Vorgang. Besonders der Weg vom Angebot bis zum unterzeichneten Vertrag war fehleranfällig: Dokumente wurden manuell erstellt, verschickt und Rückmeldungen händisch nachverfolgt.

Das Ziel:

Einen durchgängig automatisierten Prozess — von der Angebotserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung — für mehrere unabhängige Praxen auf einer gemeinsamen Plattform.

Was wir gebaut haben

Ein mandantenfähiges Web-Portal, über das die Praxen ihre gesamten Dokumentenprozesse abwickeln: Angebote erstellen, versenden, Status tracken, Rückmeldungen einholen und Verträge automatisch generieren — alles aus einer Oberfläche, ohne Medienbruch.

Der Clou: Sobald ein Angebot rausgeht, läuft der Rest automatisch. Der Kunde bekommt eine E-Mail und kann direkt annehmen oder ablehnen. Bei der Annahme wird der fertige Vertrag ohne weiteren Eingriff zugestellt — selbst die Unterschrift wird digital gesetzt über eine E-Signatur.

Ergebnis

• Vom Angebot zum unterschriftsreifen Vertrag — vollautomatisch
• Mehrere Praxen nutzen die Plattform produktiv, jede mit eigenem Branding
• Manuelle Nachverfolgung und Fehler bei der Dateneingabe gehören der Vergangenheit an 👍